Die Stadtverwaltung Cottbus beabsichtigt den Kauf einer TR-RESISCAN-konformen (BSI TR 03138) Scan-Hard- und Software- Lösung, die in der Lage ist, den Zeitaufwand für die Dokumentenvorbereitung von täglicher Eingangspost und Bestandsakten im Sinne einer besseren Effizienz zu minimieren. Ziel soll es sein, ein Papierdokument möglichst in einem Durchlauf zu öffnen und am Ende dieses Prozesses ein gesiegeltes Digitalisat zu erhalten, das in verschiedensten Formaten und Qualitäten verarbeitet werden kann und an das DMS der Stadt Cottbus übertragen werden kann. Ebenfalls im Vordergrund bei der Beschaffung steht eine möglichst einfache Bedienung und hohe Barrierefreiheit des Systems, damit die Bedienung auch durch schwerbehinderte oder gleichgestellte Beschäftigte erfolgen kann. Hierzu ist es unter anderem notwendig, dass die zu beschaffende Hardware über ein integriertes Brieföffnungssystem verfügt, wodurch geschlossene Briefe unterschiedlicher Formate automatisch geöffnet und offengehalten werden können. Dem Scanpersonal soll eine möglichst unkomplizierte Einsichtnahme in die geöffneten Briefe, sowie eine einfache und schnelle Entnahme der zu sichtenden Post ermöglicht werden. Im Sinne der Barrierefreiheit sind ebenfalls Aspekte wie die einfache Verarbeitung sämtlicher Materialien durch das Scangerät aber etwa auch die Möglichkeit, Kurzbefehle programmieren und einfach nutzen zu können, notwendig. Neben dem täglichen Posteingang soll die Scan-Lösung auch dazu geeignet sein, Alt- und Bestandakten zügig verscannen zu können.