Das UKJ (Universitätsklinikum Jena) ist auf Grund der Dokumentationspflicht für Ärzte dazu verpflichtet, die medizinischen Eingriffe zu dokumentieren. Dies ergibt sich seit Einführung des Patientenrechtegesetzes aus § 630 f BGB und weiterer Regelungen wie z. B. § 11 der Bundesärzteordnung. Hinzu kommen steuerrechtliche (§ 147 AO) und handelsrechtliche (§ 253 HGB) Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die es erfordern, dass die durchgeführten Leistungen nachvollziehbar und belegbar sind. Im Hinblick auf § 195 BGB ist eine Aufbewahrungs-Dauer von 30 Jahren erforderlich. Darüber hinaus gelten die Anforderungen an ein Haus der kritischen Infrastruktur und in dem Zusammenhang die Richtlinien BSI TR 03138 und BSI TR 03125. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss das UKJ daher über ein adäquates Archivsystem für die medizinischen Dokumente verfügen. Dieses muss in das bestehende KIS von SAP integrierbar sein. Weiterhin soll es alle Dokumente aufnehmen, also sowohl die elektronisch erzeugten Dokumente als auch Dokumente, die in Papierform vorliegen. Um letzteren Typ von Dokumenten zu archivieren, werden Papierdokumente eingescannt, klassifiziert, zugeordnet und dann digital archiviert. Dies erfolgt durch einen zertifizierten Scandienstleister, aktuell die Firma DMI. Zurzeit werden am UKJ zwei Archivsysteme, das "easy archive" von Easy Software AG und das "AVP 8" von DMI betrieben. Hinzu kommen noch Datenbestände im Archiv von Intersystems. Es wurde entschieden, sämtliche Archive zusammen zu führen und nur ein Archivsystem zu betreiben. Nach technischer und wirtschaftlicher Bewertung fiel die Entscheidung auf das AVP 8. Es erfolgt bereits aktuell ein Migrationsprozess der Daten vom "easy archive" und "Intersystems" in das AVP 8. Dieser Prozess ist aufgrund sehr großer Daten- und Dateivolumina personal- und zeitaufwändig und noch nicht vollständig abgeschlossen.