Die Fraunhofer-Gesellschaft benötigt ein Patentverwaltungssystem, das kontinuierlich Updates erhält und extern gewartet wird. Die Software für das IP-Management (im Folgenden abgekürzt mit IPMS) muss alle Bereiche des Schutzrechtsmanagements der Fraunhofer-Gesellschaft (im Folgenden abgekürzt mit Fraunhofer) umfassend abbilden und unterstützen. Zu den Bereichen gehören die Ideenfindung (z. B. auch für eine Marke), die Erfindungsmeldung, die Durchführung von Patentrecherchen, die Anmeldeverfahren einschließlich der Nachanmeldungen und Länderanmeldungen, Aufrechterhaltungsentscheidungen, die Verwertung und Lizenzierung von Schutzrechten, die Erfindervergütung sowie die Erfassung von Buchungen und das Controlling von Lizenzforderungen. Daneben sind als unterstützende Funktionen das Aufgaben- und Fristenmanagement, die Aktenführung und das Dokumentenmanagement, sowie das Vertragsmanagement (für Forschungsverträge, Kooperationsverträge, Lizenzverträge) abzudecken. Weiterhin sind strategische Funktionen zu unterstützen. Dazu gehören Datenanalyse und Reporting, IP-Portfoliomanagement und Kanzleimanagement. Insgesamt wird von dem IPMS nicht nur die Datenhaltung erwartet, sondern umfassende Funktionen zur automatisierten Dokument- und Datenanalyse, Datenverarbeitung und Informationsvermittlung.