Für die gesetzeskonforme, revisionssichere Speicherung von Dokumenten wird ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) für das Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V. (INP) benötigt. Mit der Integration eines DMS muss das Institut in der Lage sein, seine Dokumente medienbruchfrei zu verarbeiten, zu erfassen, zu speichern und zurückzuverfolgen. Die Möglichkeit der Speicherung von Papierdokumenten und digitalen Dateien in einem strukturierten, digitalen Dokumentenarchiv muss gewährleistet sein. Das DMS muss eine Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System Microsoft Dynamics NAV 2018 bieten, wobei NAV das führende System bleiben muss. Vorbereitend auf die in den nächsten Jahren notwendige Umstellung von NAV auf Business Central, ist auch eine Schnittstelle zwischen DMS und Business Central zwingend erforderlich. Im DMS sollen zunächst • Ein- und Ausgangsrechnungen • Bestellungen • Vergabeakten • E-Mail medienbruchfrei rechtssicher archiviert werden, solange es sich um aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen handelt. Die Archivierung muss GoBD-konform sein. Zu den Funktionen des DMS muss ein Freigabe-/Genehmigungsprozess gehören, durch den Dokumente von den zuständigen Mitarbeitenden digital geprüft, kommentiert, freigegeben bzw. abgelehnt werden können. Dieser Prozess muss mehrstufig möglich sein. Außerdem soll der Status des Dokuments (zur Prüfung bei, genehmigt von usw.) nachvollziehbar sein. Darüber hinaus sollen Dokumente mit Hilfe von digitalen Signaturen rechtsgültig unterzeichnet werden können (qualifizierte elektronische Signatur). Des Weiteren ist die Möglichkeit der Einbindung folgender Workflows gewünscht: • Personalmeldungen • Einreichen von Bestellanforderungen • Dienstreiseanträge • Urlaubsanträge • Ticketsystem („Help & Request“) Auch soll es den Anwendern möglich sein, eigene Workflows zu gestalten. Eine Vorführung innerhalb des Vergabeverfahrens wird erwartet. Mithilfe des DMS soll unter Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben ein digitaler Posteingang eingeführt werden, so dass mittelfristig analoge Postfächer abgeschafft werden. Die automatische Archivierung sowie die Löschung von Dokumenten innerhalb bestimmter Fristen (gesetzlich vorgegeben) muss vom DMS ermöglicht werden. Außerdem wird eine Wiedervorlagefunktion von Dokumenten zu bestimmten Terminen benötigt. Ziel ist es, Papierakten weitestgehend zu digitalisieren. Ein Verfahrensverzeichnis ist zu erstellen. Das INP erwartet, dass folgende Prozesse durch das DMS zum größten Teil unterstützt bzw. vom DMS komplett übernommen werden: • Digitalisieren und Verarbeiten eingehender Informationen ohne manuelles Eingreifen • Erfassung eingehender Rechnungen aus beliebigen Quellen: Papier, E-Mail-Anhänge, mobile Scans, XRechnung usw. • automatisches Auslesen von Schlüsseldaten wie Lieferanten, Rechnungsnummern, Bestelldaten mit Lernfunktion (Indexierung) • Prüfung auf Rechnungsinhalte lt. § 14 UStG • Übermittlung von Rechnungsdaten zur Buchung an das ERP „Microsoft Dynamics NAV 2018 (MS NAV)“ • Integration des DMS in MS NAV (Zugriff auf Dokumente im DMS und Verarbeitung von Workflow – Formularen direkt im NAV unter Berücksichtigung der Benutzerrechte, Verarbeitung von Daten aus NAV in DMS) • MS NAV muss führendes System bleiben • strukturierte Archivierung von allen Dokumenten mit sicherer Suchfunktion und somit schnelles Auffinden von Vorgängen und Dokumenten • Reduzierung papiergebundener Akten und Ablage • Vermeidung von Redundanzen bei der Archivierung von Dokumenten • Archivierung von Dokumenten nach den jeweils gültigen gesetzlichen Regelungen (z.B. HGB, GoBD, DSGVO u.a.) • Möglichkeit Workflows einzubinden, ggf. eigenständig anzulegen • Konfigurieren von Workflows zur Anpassung von Prozessen an wechselnde Geschäftsanforderungen • Terminüberwachung und Wiedervorlagefunktion Das INP wird das DMS als On-Premise-Variante einsetzen, die mittelfristige Migration der On-Premise-Daten in eine Cloudlösung muss möglich sein. Es werden 20 Lizenzen benötigt, die den Zugriff auf alle Funktionen des DMS ermöglichen. Weitere 150 Lizenzen werden für diejenigen Mitarbeitenden benötigt, die Workflows nutzen (Einbindung in Genehmigungsprozess mit revisionssicherer Unterschrift) und Zugriff auf im DMS archivierte Dokumente haben müssen. Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber folgende Leistungen: • Projektmanagement in enger Abstimmung mit noch zu benennenden Ansprechpartnern am INP: Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes unter Einhaltung der Faktoren Zeit und Qualität; Problem- und Konfliktlösung bei der Projektplanung, bei der Projektabwicklung und beim Projektabschluss;Überwachung des Projektfortschrittes und Einleitung von eventuell notwendigen Krisenmaßnahmen sowie Projektberichterstattu; In Zusammenarbeit mit dem INP ist ein Projekthandbuch zu fertigen. • Bereitstellung der Software • Installation, Konfiguration - Integration in die vorhandene Software-Landschaft, Herstellen der Betriebsbereitschaft, Bereitstellung einer Testumgebung vor Echtstart • Support: - Festgelegte Reaktionszeiten je nach Problemlevel - in deutscher Sprache - Ticket-System - feste Ansprechpartner für die Einführungs- und anfängliche Go-Live-Phase • Schulungsleistungen - Schulung von Administratoren und Anwendern im Rahmen der Einführungsphase • Übernahme von Bestandsdaten • Erstellen von Endbenutzer-Dokumentationen und Verfahrensanweisungen • Wartung: Bereitstellung und Installation von Updates, Hotfixes, Patches