Ziel der Ausschreibung ist es, die Originalunterlagen aus denen die Informationen der Datenbank hervorgehen zusammenzutragen und diese so zu strukturieren, dass eine einfache Sichtung der Unterlagen und damit auch der daraus generierten Daten ermöglicht wird. Anhand der bestehenden ID-Nummern ist der gesamte zugehörige Schriftverkehr zu dem jeweiligen Einlagerungsvorgang darzulegen. Dieser ist in Tabellen zu erfassen, die sich relational mit den Tabellen der ASSEKAT verknüpfen lassen und kompatibel mit den Office-Anwendungen sind Über Links in diesen Tabellen, die zu den (PDF) Dateien der Unterlagen führen, sollen die zu den ID-Nummern zugehörigen Unterlagen einsehbar gemacht werden. Die an den BGE-Standorten vorhandenen Originalunterlagen sollen in einem ersten Schritt an einem Ort im Archiv auf der Schachtanlage Asse II zusammengeführt und dabei mit der entwickelten Kennung nach ID-Nummern sortiert werden. Über die Kennung und die Ablage gem. ID-Nummer sollen Schriftstücke (wie Schriftverkehr etc.) den Unterlagen mit ID-Nummern schnell zugeordnet werden können. Im Zuge der Aktensichtung sollen die Schriftstücke, die noch nicht in geeigneter Qualität digital vorhanden sind, eingescannt und als durchsuchbare Datei (OCR o.ä.) digital abgelegt werden. Aufgrund der Alterung der Unterlagen ist sicherzustellen, dass diese – sofern möglich – auch OCR-lesbar sind. Die Kennungen der Schriftstücke sind in Tabellen niederzulegen, die eine relationale Verknüpfung der Tabellen in der Datenbank ASSEKAT z.B. über die ID-Nummern ermöglichen. Sollten Unterlagen nur teilweise lesbar sein, sind diese in den Tabellen mit der zugehörigen ID-Nummer zu kennzeichnen.